Comunicación efectiva. Estructura y síntesis

Acá pretendemos hablar de esas presentaciones tan malas en Power Point. Realmente pocos se salvan a la hora de hacer algo decente en power point, desde altos ejecutivos de grandes compañías hasta estudiantes de últimos semestres de las mejores y más caras universidades

Es típico, y a fuerza de verlo tantas veces, que se acepte como algo bien hecho copiar y pegar graficas de Excel en laminas de power point o peor aún tablas con cientos de data que nadie quiere leer y menos aún ponerse a entender.

Cuando se le pide a un empleado, sea del rango que sea, hacer una presentación generalmente lo que éste hace es buscar toda la información que tiene a su alcance sobre el tema objeto de la presentación e inmediatamente comienza a copiar y pegar la misma en láminas, luego tratará de darle cierto orden y continuidad para finalmente incorporar fotos, pretendiendo ilustrar mejor el mensaje que se quiere transmitir.

El párrafo anterior es una triste descripción de lo que sucede a diario en cientos de compañías en todo el mundo. Yo considero que muchos negocios no se cierran o simplemente fracasan en el corto plazo debido a una mala comunicación.

 Sin pretender hacer toda una apología sobre el tema, considero  necesario puntualizar en ciertos aspectos claves a la hora de elaborar una presentación, lo cual no es otra cosa que un proceso de estructura y síntesis del cual puede depender el éxito o fracaso de aquello que queremos lograr. Recordemos algo, su presentación no es lo único que existe en la cabeza de los presentes y estos se pueden aburrir rápidamente si la información no tiene cierto nivel de procesamiento.

Así que por ahí debemos comenzar. Toda la data debe ser analizada e interpretada antes de pasarla a las láminas, esto es ir más allá de los simples números, hacer lo que se conoce como number crunching.

Una vez hayamos clarificado que significan todos nuestros hallazgos numéricos, debemos establecer la idea principal que regirá todo el documento, fijar el objetivo que esperamos lograr al final del día, conocer a que audiencia va dirigida la presentación, que esperan encontrar, que rango tienen en el organigrama, etc. (entre más información tengamos, más posibilidad de aceptación tendremos). Ahora ya tenemos algo para trabajar y lo que sigue es armar nuestra presentación partiendo del principio de que la idea principal debe ser soportada en cada una de las láminas que le suceden, debiendo decidir en función del tipo de audiencia si nuestro argumento será de tipo inductivo o deductivo.

Para entender mejor el concepto, imaginen una pirámide donde en lo más alto colocamos nuestra idea principal y a medida que descendemos hacia la base vamos colocando ideas que la soportan hasta llegar al piso.

En  Strategic  Sourcing  Asesoría  impartimos un taller con el fin de mostrar cómo se usa de manera efectiva la herramienta, y como entregar mensajes de forma estructurada.

No mas tablas de Excel copiadas y pegadas en PPT por favor!!!